Работа внутри команды

Люди, работая вместе, могут взаимно усилить или ослабить друг друг друга, сведя на нет даже хорошую организацию.

В этой статье речь пойдёт о том, как выстроить работу над мероприятием, давать задания так, чтобы они выполнялись быстро, чётко и вовремя.

Для начала поговорим о том, в каком порядке можно приступать к организации.

1. Если вы делаете мероприятие впервые, имеет смысл организовать брэйнсторм с основными участниками. Записывайте любые идеи и предложения. Также имеет смысл пообщаться с организаторами смежных мероприятий. Идеи удобно записывать в формате Mind map — этот способ позволит разделять различные идеи по темам и затем, если нужно, дополнять и углублять каждую из них.
2. Далее преобразовываем хаотичные идеи в таблицу. Так или иначе, при составлении mind map у вас появятся различные направления деятельности. Примеры направлений: работа со СМИ, работа с волонтерами, работа с гостями и т.д.
3. После того, как все задачи расписаны, выстраиваем задачи по принципу важности, и для каждого из направлений выбираем конкретного человека. Этот человек должен хорошо понимать, за что именно он отвечает. Если задача сложная, её стоит разделить на несколько этапов.

Например, чтобы организовать шоу на мероприятии (сложная задача) нужно: найти площадку, найти артистов, нарисовать афишу, сделать рекламу, и т.д. Всё это — более мелкие, конкретные задачи, и если вы их распишите и будете следить за их выполнением, то шоу состоится.

Какие бывают виды задач?

Задачи можно условно разделить на три вида:

• Глобальные, которые требуют комплексного подхода и необходимости быть в теме: поиск зала, поиск мастеров и гостей. Эти задачи решаете либо вы, либо тот человек, с которым вы работаете давно и он очень хорошо разбирается в теме.
• Конкретные, например: фотограф на мероприятии, переводчик, куратор жонглёрской зоны. На эти задачи находим профессионалов в той или иной области. И нет, им не нужно быть жонглёрами, чтобы хорошо сделать свою работу.
• Мелкие, такие как расклейка афиш, раздача листовок. Эти задачи можно поручить волонтёрам.

Совет: для выполнения небольших задач можно использовать сервис Youdo, чтобы быстро найти нужных вам людей. Например, когда нам нужно было разнести листовки и афиши в 15 мест по всему городу, мы нашли человека через этот сервис. Он выполнил всё быстро и точно, а мы заплатили ему столько, сколько сами бы потратили на проезд от места до места (у него студенческий). Отдавайте на аутсорс всё, что не требует ваших мозгов. Но не переборщите!

Как формулировать задание?

Очень часто организаторы формулируют задания слишком обобщённо. Это сбивает с толку тех, кто их выполняет, и приводит к тому, что всё нужно переделывать, а на это уходят время и деньги. Лучше сразу формулировать задание так, чтобы ошибиться было невозможно.

Пример: «Организуйте питание на конвенции — слишком обобщенная формулировка. (Конечно, если вы не первый раз общаетесь с этим человеком, то будет достаточно и этого).

Но! Для работы с человеком впервые здесь не указано, какое меню было бы предпочтительно, какова должна быть средняя стоимость блюда, на каких условиях искать питание и множество других нюансов.

Хорошая формулировка: «Найдите, пожалуйста, три варианта организаций, предоставляющих питание на мероприятии с выбором мясной и вегетарианской кухни, (салат, суп и горячее) средняя стоимость блюд 150-200. Условия по оплате — 50 на 50. Эти варианты вышлите мне на почту не позднее 30 марта с кратким описанием плюсов и минусов каждого из трёх вариантов».

Можно ещё подробнее. Чем грамотнее написано ТЗ, тем лучше оно будет выполнено. С каждым разом вы будете учитывать всё большее количество мелочей и научитесь проговаривать абсолютно всё.

Я обычно ещё прошу людей пересказать задание своими словами, как они его поняли. Нередко это проливает свет и позволяет избежать многих фейлов в дальнейшем.

Критерии проверки

Каждая задача, которая поручается людям, должна быть проверяема на каждом этапе. Надеяться на слова «у нас всё делается» — плохой вариант, проверено.

Если вы поручили найти зал для конвенции, то нужно оговаривать, как человек будет отчитываться. В случае с залом это могут быть фотографии самого человека внутри помещения (а не внешний вид здания с просторов инета). А ещё лучше — пять вариантов залов с прописанными плюсами и минусами. В противном случае может оказаться так, что до мероприятия два месяца, а зал так и не найден.

Ещё один важный момент - вам необходимо иметь в запасе время, чтобы найти замену или активизировать человека, если задание не выполняется. Лучше иметь 2-3 месяца в запасе для больших поручений. Особенно, если вы сотрудничаете с человеком впервые.

Важно! Помните, что только от вас, главных оргов зависит, будет ли выполнено то или иное задание. Вы организуете людей, управляете процессами. Бессмысленно и глупо сваливать ответственность за мероприятие на людей, которые согласились вам помочь с конкретной задачей.

Совет: прописывайте все сроки и дедлайны. С каждым человеком отдельно. Да, придется стать чётким. Хорошо, если рядом с каждым именем будет стоять задание, которое выполняет человек (максимально конкретно) и сроки выполнения.

Делегирование обязанностей

Когда мы с Ильей организовывали первую конвенцию в Санкт-Петербурге, то практически всю работу делали вдвоём. Тогда мы ещё довольно смутно понимали, на какие задачи делится мероприятие и делали всё вместе и сразу.

Позже, когда мы чётко осознали, какую деятельность лучше делегировать, то нашли ребят для выполнения той или иной задачи. В основном получается так, что при подготовке к конвенции помощники практически не нужны, а вот на месте работы навалом. С каждым годом всё больше задач мы делегируем, что дает больше свободного времени для того, чтобы придумать больше активностей.

Я бы сформулировала этот процесс так: организатор работает головой, а все остальные - руками. Делегируйте все процессы, которые не нуждаются в вашем пристальном внимании.

Совет: распишите все задачи, которыми вы занимаетесь и подумайте, что из этого можно поручить другим людям. Чем больше вы отдадите на аутсорс, тем больше вы сможете сделать по итогу. Фиксирование любых разговоров

Даже если у вас было всего две встречи по скайпу, их обязательно надо фиксировать, чтобы позже не кидаться пустыми словами. Бывает так, что люди вкладывают в одни и те же слова разный смысл, и подробное изучение и прописывание поможет избежать конфликтов в будущем. Чтобы не получилось так, что одни говорят: «мы можем помочь советом», а другие слышат: «мы сделаем всё за вас». Идеально, если общаются две стороны, а записывает нейтральная третья, максимально отстранённо и объективно.

Если вы работаете на расстоянии, проводите встречи не реже, чем раз в месяц. Если вы делегируете задачу конкретному человеку, то не нужно собирать весь штат, чтобы пообщаться и проверить, как идут дела.

Сервисы, ускоряющие работу

Это, конечно же, Googledocs, позволяющий быстро обмениваться документами между организаторами. Общие диалоги в социальных сетях, чтобы принять совместное решение или договориться о встрече. Skype — для того, чтобы обговорить тонкости и нюансы. Сервис Youdo — поиск людей для выполнения мелких задач. Мобильный телефон, про который часто забывают, предпочитая письма. Есть и другие инструменты, с помощью которых можно выстраивать работу над мероприятием, но мы в первую очередь используем именно эти.

Процесс работы над мероприятием (у нас он выглядит так)

1. Устраиваем брейнсторм, собираем любые идеи и предложения (либо анализируем прошлые мероприятия с целью улучшения и дополнения)
2. Составляем таблицу с заданиями, которые необходимо выполнить (в приоритетном порядке)
3. Распределяем людей по зонам ответственности с конкретной задачей для каждого человека (если задача большая — делим на этапы с проверяемым результатом)
4. Устанавливаем критерии проверки и сроки выполнения задачи. (В дедлайн закладываем время, чтобы исправить косяки или найти другого ответственного)
5. Постоянно следим за выполнением обязательств, отслеживаем инертность. Находимся на связи с человеком, кому поручено то или иное задание, спрашиваем, как идут дела. Подумайте, как конкретно вы будете отслеживать, выполняется ли работа.
6. Фиксируем любые разговоры и договоренности на бумаге. Если что-то не зафиксировано, этого не существует!!

Важно! Нельзя полностью бесконтрольно поручать что-либо людям, типа договоров с площадками, выбор мастеров на мероприятии. Все важные решения должны проходить через вас. А всё, что не требует ваших мозгов -делегируйте.

7. Используем сервисы, чтобы максимально эффективно обмениваться данными с людьми.

А в следующий раз мы поговорим о бюджете мероприятия. О ценообразовании, орг.взносах, билетах и обо всём, что касается денег.