Выбор площадки

Правильно подобранная площадка может решить многие организационные вопросы и сделать просто хорошее мероприятие незабываемым. Я выделила для себя 8 пунктов, которыми хочу поделиться с вами.

1.Метраж

Этот пункт стоит первым, так как даже самое организованное мероприятие будет ощущаться сумбурным при переизбытке людей, или наоборот, медленным и скучным, если пройдёт в полупустом зале.

Поэтому, самое главное, что вам нужно сделать в начале - понять, сколько участников вы ожидаете, чтобы не получилось 50 человек на 1000 метров или наоборот. Оптимальное кол-во людей на 100 метров +- 30 человек. Когда я говорю 30 человек, я имею ввиду реальное количество пришедших на мероприятие людей, зарегистрированных может быть до 50.

Понятное дело, что если большую часть времени участники будут сидеть, тогда цифры совершенно другие, мы сейчас рассматриваем именно жонглёрские мероприятия с большой активностью участников.

Что делать, если участников регистрируется больше, чем вы можете вместить, а зал уже арендован?

Увеличивайте количество часов, таким образом более равномерно распределяя потоки людей. И хорошо подумайте над программой - если самое вкусное будет только в конце, сами понимаете, что произойдёт. Распределяйте мастер-классы от крутанов равномерно по всему дню. Если мероприятие проходит летом, активности на улице помогут разгрузить зал. Также нужно учитывать и то, что не все люди будут находиться на площадке 24 часа. Кто-то будет кушать, кто-то поедет по делам или смотреть достопримечательности.

Если обратная ситуация - зал большой, а участники не набираются - работаем над продвижением и привлечением людей. Чем раньше будет найдена площадка и открыта регистрация, тем проще рулить все процессы. После 2й конвенции в Спб мы поняли, что площадку надо брать с сильным запасом. Желание наполнить площадку будет держать в вас в тонусе.

2.Расположение

Если вы делаете мероприятие для людей из своего города, то не стоит искать зал на окраине. А если вы рассчитываете на участников из других городов, то ради действительно хорошей локации они приедут куда угодно, вопрос расположения относительно центра не так важен. Но стоит подумать о доступности площадки, наличии рядом метро, хостелов и магазинов, кафе и столовых. Желательно, чтобы все основные локации были в одном месте.

Например, нам не очень понравился вариант на фестивале 531 в Финляндии, где хостел был в одном месте, мастер-классы в другом, шоу в третьем и лекции в четвертом, и большую часть времени занимал переезд. Площадки были хороши, но, чёрт возьми, нам хотелось жонглировать, а не ездить туда-сюда!

3. Высота потолков

Очень часто при выборе зала я жалею, что организую именно жонглёрскую конвенцию, а не пойстерскую или стафферскую. Причина тому - потолки. Конечно, коллеги тоже кидают в воздух свой реквизит, но согласитесь, намного реже. Сколько потрясающих локаций и лофтов остались без нашего внимания по одной простой причине - низкие потолки.

Так что если вы организуете жонглёрское мероприятие, смотрите на высоту потолков. В идеале они должны быть от 5 метров и выше. Для небольших по времени мероприятий этот момент не так важен. Грубо говоря - чем больше дней, тем выше потолки)

4. Освещение

Следующее, на что вам стоит обратить внимание после высоты потолков - это освещение. При просмотре зала возьмите с собой реквизит. Не стесняйтесь, и попросите включить ВЕСЬ СВЕТ, даже если это сотня ламп и пожонглируйте, смотря вверх. Свет не должен быть тусклым, холодным или слепить глаза. Со светом все ок, а как насчет ламп? Не свешиваются ли они низко, грозя разбиться от первой булавы? Ищите светильники, которые максимально прилегают к потолку. Ещё один нюанс, если вы смотрите зал утром, то он будет казаться светлее, за счёт естественного света, пробивающегося в окна, так что я советую смотреть зал в тёмное время суток.

5.Покрытие

Желательно искать такое покрытие, чтобы арендодателю не было страшно при мысли о том, что на пол то и дело будет сыпаться реквизит. Будьте честны с директором или управляющим - реквизит действительно оставляет следы. Булавы оставляют мелкие круговые царапины, акрил - вмятины тоже запросто, уницикл может оставлять полосы. Также важно, чтобы пол был чистым, и после поднятия реквизита руки не становились чёрными. Если заранее проговорить с арендодателем все нюансы, то он будет уверен в вас, а вы - в нём.

Основные виды покрытий:

Плюсы - этому полу ничего не страшно
Минусы - выглядит он жутко
Решение: брать зал на небольшое кол-во часов, например, для соревнований

Плюсы - красиво выглядит на фотографиях, не занозит руки
Минусы - если покрытие новое, вам вряд ли разрешать организовать там конвенцию, и об унициклах можно забыть
Решение: брать зал, где покрытие довольно старое и не придется расплачиваться за каждую царапину. Мы рассматриваем именно такие залы.

Плюсы: потрясающе выглядит на фотографиях, создает атмосферу уюта
Минусы: можно запросто получить занозы, даже если пол лакирован
Решение: попросить всех взять кеды, беречь руки

Плюсы: арендодателю не страшно за покрытие
Минусы: придется потратиться на то, чтобы застелить такой пол коврами (так делают на EJC), холодный пол. Без ковров в таком зале заниматься крайне некомфортно
Решение: брать этот зал, если уверены, что найдете достаточно ковров для его покрытия. Это хороший вариант для мероприятия с большим кол-вом людей, так как его аренда обычно невысокая.

6.Вентиляция

Хорошая вентиляция - это когда вы пришли в зал, где занимаются 30 человек, и там не душно. Вентиляция просто должна быть, и здорово, если будет возможность открывать окна.

7.Наличие дополнительных опций

Хорошо, если ваша основная локация - это не только сам зал. Например, если есть небольшой зал с зеркалами или мягким полом - он отлично подойдет для танцевальных классов, йоги и акробаланса. В тихом классе можно организовать лекторий. Если есть бассейн, можно сделать жонглёрское поло, и т.д. Если мероприятие проходит летом, то желателен парк или уличная площадка поблизости, а за возможность тренироваться в ночное время вас боготворят)

Таким образом, каждая опция может разнообразить вашу программу. Для крупных мероприятий чем больше таких опций, тем лучше.

8.Стоимость

Давайте сразу разберемся с бесплатными вариантами. Как показала практика, чаще всего о бесплатных площадках я слышала от людей, которые не очень хотели вкладываться в организацию. Зачем запариваться, нашел бесплатное место и всё. И не важно, приедут или не приедут люди, ты ничем не рискуешь.

Это печально и странно, учитывая то что если нормально работать, то платная площадка отбивается довольно легко. Конечно, если у вас есть дружественная площадка и вы много лет сотрудничаете, то всё в порядке, и сэкономленные деньги на локации можно использовать на полезные вещи.

Но новая бесплатная площадка, особенно государственная, скрывает много подводных камней. Во первых - вы никогда не сможете провести на ней именно то, что захотите. Вас будут использовать, от и до, а искать другое место будет поздно. Вас будут до последнего тянуть с датами, и внезапно площадка может понадобится для другого мероприятия, и т.д.

Средняя цена по Спб - 2500р за 400 метров в час в спортивном зале. Чтобы понять среднюю цену в вашем городе, посмотрите несколько объявлений. Обычно цена зависит от расположения зала, кол-ва метров и покрытия. За большое количество часов можно просить скидку, также можно предлагать бартер (вы выступаете и проводите мастер-классы, вам хорошие условия по аренде)

При поиске зала мы, Илья и Рита, организуя жонглёрскую конвенцию и рассчитывая на 250-300 человек, ищем спортивный зал, просторный, с хорошим, но не слишком новым полом. Это может быть ФОК, баскетбольная площадка или футбольная арена.

Мы уделяем внимание таким вещам, как: проходная, отсутствие других мероприятий параллельно с нами, отсутствие советской атмосферы. Светлое, чистое помещение с большим количеством разных локаций. Мы приезжаем на площадку лично, заранее составляем список вопросов, на месте уточняем детали. При осмотре зала представляем себя на месте участника. Обязательно смотрим 4-5 вариантов или больше, сравниваем и выбираем лучший.

1. Определяемся с кол-вом участников и размером зала
2. Определяемся с расположением относительно города и наличием хостелов рядом
3. Высота потолков, освещение, покрытие
4. Стоимость
5. Наличие дополнительных опций нередко играет решающую роль при прочих равных

Если вы нашли несколько хороших площадок и не можете выбрать лучшую, то можно сделать таблицу с графами: цена, метраж, расположение, потолки, опции и т.д, чтобы сравнить залы и найти оптимальный вариант. Успехов!

А в следующий раз мы поговорим о работе внутри команды.