Выбор даты мероприятия

Когда вы определились с идеей и у вас появилась четкая картинка мероприятия, следующий шаг - выбор дат. Мы посмотрим на этот выбор с нескольких ракурсов.

1.Зима или лето? Осень или весна?

На самом деле, ответ на этот вопрос должен появиться ещё на этапе формирования идеи. Если ваша идея подразумевает активности на улице, конечно же, выбираем лето. А если формат более закрытый - тогда осень, зиму и весну. Конечно, можно провести большой фестиваль зимой, а маленький - летом, везде есть исключения.

2. Кто участники? (ЦА, целевая аудитория)

И вот это на самом деле, и есть первый вопрос при выборе дат. Вам нужно очень хорошо представлять людей, которые поедут на ваше мероприятие. Нарисовать портрет человека, задать себе такие вопросы, как: "Он работает или учится? Есть ли у него дети? Чем он занимается кроме жонглирования? На какие фестивали ездит помимо конвенций?"

Ответ на каждый из этих вопросов напрямую влияет на выбор дат. Например, организуя тренинг для фрилансеров, не обязательно выбирать выходные (понятно почему). А мероприятие для студентов не стоит делать в конце мая - начале июня (тоже понятно почему)

По опыту могу сказать, что есть основной костяк жонглёров-участников - около 100 человек, которые приедут на жонглёрскую конвенцию в любой город, в любые даты. Но дальше за каждого человека нужно бороться. И то, насколько много приедет людей, и каких именно, зависит, в том числе и от выбора той или иной даты. И от того, насколько заранее вы эти даты озвучили.

3. Особенности города (численность, праздники, погодные условия)

Первый абзац специально для тех, кто собирается делать мероприятие не в Москве и не в Санкт-Петербурге. Если вы хотите делать большой фестиваль с активностями на открытом воздухе, выбирайте день города - не ошибётесь! Особенно, если день города летом, это идеальный вариант. Вы легко сможете найти площадки, вам пойдет навстречу администрация, и многочисленный парад вам обеспечен:)

А крупные города могут как использовать большие праздники, так и обойтись без них, опять таки, зависит от идеи.

Если вы собираетесь организовать РЖК, то логично, что туда приедут люди из других городов (и стран). И можно и нужно использовать особенности своего родного города, чтобы заинтересовать участников. Понятно, что большинство из них приедут и будут 24 часа жонглировать в зале. Но довольно многих людей можно привлечь, если рассказать о том, что интересного у вас есть, и почему им стоит приехать именно в этом году именно туда.

Посмотрите, что интересного проходит в вашем городе в даты конвенции. Редкая выставка или концерт? Развод мостов? Дегустация тульских пряников? Всё это можно использовать. Или договориться с группой и сделать концерт частью конвенции - вообще огонь!

А если вы делаете фестиваль для людей из своего города, то наоборот, не стоит проводить свой ивент параллельно с городскими мероприятиями. Потому что он просто затеряется среди больших фестивалей и с большей вероятностью люди предпочтут большое городское мероприятие вашему.

Про погоду - не выбирайте даты, если заранее знаете, что каждый год в эти числа наводнение или шторм. Или наоборот, если вы делаете ночной фестиваль, и каждый год в начале осени именно в вашем городе можно наблюдать потрясающей звездопад - воспользуйтесь этим и проведите мероприятие в эти даты (если этого ещё не сделали другие).

4. Пересечения с другими фестивалями

Если ваше мероприятие проходит летом, то основные ваши конкуренты это EJC, Wafest, Тайбола и большие огненные фестивали (если вы хотите привлечь и эту аудиторию тоже). Конкуренты в хорошем смысле, конечно.

Многие спросят, зачем ориентироваться на EJC, если туда едут единицы. Да, единицы, но это самые прокачанные ребята, с сильной мотивацией. Они поедут хоть на край света, если там жонглируют, сотне расскажут и ещё десяток с собой привезут. Так что да, пусть их немного, но это самые активные любители в мире жонглирования, которые могут очень вам помочь. И стоит сделать так, чтобы конвенция в России не только не накладывалась на европейскую, но и был бы большой промежуток между ними.

Но! Не стоит ориентироваться на все фестивали подряд. Скажем, байкерский фестиваль вам не конкурент, аудитория совершенно не пересекается. А вот трансовые фестивали - очень даже. Но тут мы возвращаемся к первому пункту, к пониманию того, кто ваши участники, кого вы хотите привлечь.

Если вы планируете делать фест зимой или осенью, то там нужно разместиться между мероприятиями по смежной тематике. Хотя кого я обманываю? Никаких жонглерских движух с сентября по май почти нет, поэтому жонглёры приедут, если будет хорошая площадка и хороший контент, в любые даты. Но, рассчитывая на диаболистов, пойстеров и стафферов, стоит ориентироваться на их мероприятия.

5.Наличие свободных дат у основной локации

Здесь стоит учитывать то, что площадок с оптимальными для жонглёров параметрами не так много, и в последний момент выбрать площадку на нужные даты не выйдет. Если вы ищете спортивную площадку, то обычно залы до конца июня заняты, там проходят занятия. О выборе площадок будет следующий пост, а здесь только скажу, что площадку нужно искать сильно заранее, и свободные даты выбранной вами локации играют не последнюю роль при выборе даты мероприятия.

6.Наличие свободных дат у иностранных гостей

Если вы хотите пригласить конкретного человека - проще организовать ему семинар (а не фестиваль) под те даты, когда он сможет, и тогда, конечно, этот пункт будет номером один при выборе дат.

А так, опыт конвенций показывает, что наличие или отсутствие главного гостя не влияет на количество людей. Едут на конвенцию, а не на человека, к сожалению, пока это так. А значит, когда даты выбраны, ищем гостей. Или, как было с pjc2017 - площадка была свободна все выходные октября, и окончательный выбор дат определил главный гость, Лаури.

О чем ещё важно сказать?

Чем раньше вы начнёте организовывать конвенцию, тем больше времени у вас будет, чтобы сделать правильный расклад с датами, с гостями и с пространством.

Второе - объявляйте даты мероприятия как можно раньше. Тогда вы с меньшей вероятностью пересечётесь с другими мероприятиями (те, кто ещё только планируют организацию увидят, что вы есть и вряд ли захотят проводить мероприятие одновременно с вами) и многие смогут взять отпуск, чтобы приехать.

И третье, представьте, что разные обстоятельства (площадка, гость, погода, занятость участников, мероприятия в вашем городе и др.) - это настройки эквалайзера. И вы настраиваете их под нужный вам уровень, заранее продумывая все возможные варианты и учитывая влияние каждой детали. Здесь важно уметь играть, но не заиграться. И кстати, не нужно верить мне на слово, но нужно учитывать все параметры и думать своей головой. В вашем городе всё может быть чуть иначе, чем я говорю.

Ну а можно просто провести опрос) или почитать гороскоп

Вывод: нет неправильных дат. Даже 31 декабря или 8 марта можно сделать крутой ивент!

Вот пункты, которые стоит держать в голове при выборе дат для мероприятия.

1. Кто мои потенциальные участники и какая у них занятость?
2. Какие фестивали проходят рядом с выбранными датами, нет ли накладок?
3. Даты, в которые свободная выбранная вами площадка (если основной акцент на локации)
4. Особенности города и погодные условия
   (Для маленьких городов - проще организовать мероприятие в день города)
5. Даты, в которые может приехать ваш главный гость
   (Если основной акцент на госте, то гостя выбираем раньше и под него подстраиваемся с той площадкой, которая будет свободна)

Пост большой, но я надеюсь, будет полезен. Если есть вопросы, обязательно пишите. А в следующий раз мы поговорим о выборе площадки.